Modulo base

Modulo base

Il modulo base consente la gestione delle tabelle e delle anagrafiche che vengono utilizzate dalla procedura.

Sono inseribili interattivamente durante le fasi operative, quando se ne riscontri la necessità.

Per le anagrafiche principali: articoli, clienti, clienti potenziali, fornitori, piano dei conti è previsto un indicatore di obsolescenza che consente di bloccare la movimentazione del codice, consentendo solamente di analizzare lo storico maturato fino a quel momento.

Le principali tabelle anagrafiche sono le seguenti:

  • tabelle delle lingue estere utilizzabili come descrizione delle intestazioni e dei valori presenti sui documenti indirizzati ai clienti ed ai fornitori;
  • struttura del piano dei conti a quattro livelli autonoma dai sottoconti contabili, per consentire lo spostamento di un sottoconto da un livello all'altro in qualsiasi momento dell'esercizio;
  • aliquote IVA con gestione della percentuale di detraibilità, del plafond per gli acquisti in esenzione, della richiesta di esenzione con lettera d'intento, del pro rata per attività con fatturazione esente, dell'imposizione del bollo per le vendite esenti e non imponibili, dell'assoggetamento a ritenuta d'acconto per le fatture emesse dai professionisti, della ventilazione con aliquota differente rispetto a quella d'acquisto, dei riferimenti per la comunicazione annuale;
  • codici pagamento con descrizioni in lingua estera, sconto cassa, rate costanti o variabili con condizioni differenziate per ciascuna rata;
  • causali contabili con gestione del profilo della registrazione e definizione parametrica della descrizione delle righe di dettaglio;
  • causali ritenute d'acconto per la gestione dei percipienti;
  • gestione banche con aggiornamento periodico dei codici ABI e CAB dal sito istituzionale www.gestionaleopen.org;
  • gestione valute estere con fixing storico per data;
  • categorie contabili che, impostate nelle anagrafiche articoli, clienti e fornitori determinano il collegamento contabile dei documenti di vendita e di acquisto;
  • listini di vendita e di acquisto al netto e al lordo di IVA;
  • agenti con gestione capo area e liquidazione provvigionale sul fatturato o sull'incassato;
  • categorie commerciali degli articoli, clienti e fornitori che concorrono a determinare il prezzo e gli sconti sulle vendite e sugli acquisti;
  • categorie provvigionali, presenti nelle anagrafiche articoli e clienti che permettono di impostare livelli di provvigioni per agente, tipologie di articoli e clienti;
  • categorie statistiche articoli, clienti e fornitori per effettuare analisi dettagliate delle vendite e degli acquisti;
  • tabella avvisi in anagrafica clienti che, unitamente alle gestione del fido, garantisce un monitoraggio costante del rischio commerciale;
  • tabella blocchi pagamento scadenze fornitori per evitare di pagare i documenti soggetti a contestazione o per cui si attendono note di accredito;
  • tabella testi multilingua di lunghezza libera utilizzabili come note di apertura e di chiusura su tutti i documenti destinati all'esterno dell'azienda: clienti, fornitori e banche;
  • tabelle multivaluta per addebiti automatici sulle vendite: recupero spese trasporto, spese bancarie, spese bollo o spese varie;
  • codici documento per attivare la multinumerazione (per sede o funzione operativa) e per personalizzare le modalità di inserimento dei dati sulle vendite e sugli acquisti;
  • depositi multimagazzino, con indicazione se la merce contenuta è di proprietà dell'azienda e quindi deve essere inclusa nell'inventario fiscale oppure no.
  • causali movimenti magazzino con possibilità di trasferimento della merce tra depositi perifierici diversi e scarico automatico distinta base.

Appositi programmi di utilità permettono di variare tutti i codici presenti nelle anagrafiche principali (articoli, clienti e fornitori), generare i nuovi listini di vendita e di acquisto, importare i listini dei fornitori e generare i codici a barre utilizzati internamente.

 

 Piano dei conti

modulo base1Il piano dei conti è gestito con un codice di otto caratteri alfanumerici e può venire
assegnato, in modo dinamico, anche in corso di esercizio, al livello di raggruppamento desiderato.

La struttura può essere controllata con un'apposita visualizzazione ad albero.

Il collegamento del sottoconto alla struttura della IV direttiva CEE consente la stampa del bilancio fiscale.

La gestione a partite (es. per finanziamenti rimborsabili a scadenze prefissate) permette un controllo dettagliato dei movimenti collegati ad eventi specifici.

Attivando la gestione della contabilità analitica è possibile avere dettagli di movimentazione dei sottoconti economici legati ai centri di costo e di ricavo, senza necessità di generare livelli del piano dei conti non necessari per la gestione fiscale.

 

Nominativi

I nominativi sono tutti i soggetti destinati a essere trattati, durante la gestione, come clienti e/o fornitori.

Sono gestiti con un codice di otto caratteri alfanumerici che, a scelta, può essere generato come codice numerico progressivo.

Le ricerche possono essere eseguite anche per partita IVA e codice fiscale, valori che vengono controllati per garantirne l'univocità.

L'archivio dei nominativi è gestito con il concetto di "storico", vengono cioè mantenute tutte le viste delle modifiche che si sono verificate nel tempo.

Questo rende possibile stampare il libro giornale a fine anno oppure ristampare vecchi documenti con la corretta ragione sociale del giorno di competenza.

Collegati all'archivio dei nominativi sono la lingua e la valuta con cui si vogliono emettere i documenti, i riferimenti per la certificazione delle ritenute d'acconto, i principali indirizzi di spedizione documenti (compresi quelli di incasso e di pagamento) e gli indirizzi di posta elettronica dei vari contatti e dipartimenti necessari per l'invio di mail o dei documenti gestiti.

 

Clienti

L'inserimento dei dati anagrafici è facilitata dalla possibilità di predisporre una serie di valori standard da proporre durante il caricamento iniziale.

E' presente una ricca serie di elementi selettivi e di analisi utilizzata per rendiconti contabili, finanziari e statistici:

  • banca di appoggio effetti;
  • banca di incasso dei bonifici;
  • codice di pagamento;
  • fido concesso (controllato interattivamente durante l'emissione dei documenti di vendita);
  • codice IVA di esenzione e non imponibilità, con eventuale lettera d'intento degli esportatori abituali;
  • contropartite e codici IVA standard per le registrazioni contabili;
  • codici contabili e statistici a più livelli.

L'emissione dei documenti di vendita, immediata e differita, è guidata da una serie di parametri che permette di differenziare le modalità di riepilogo e di dettaglio, di addebito automatico delle spese di incasso, trasporto e bollo e controllata dall'impostazione di codici e di note di avviso e di blocco che, unitamente alla gestione del fido, permettono di qualificare l'affidabilità del cliente.

modulo base2Le condizioni commerciali di vendita sono personalizzabili per ogni cliente tramite l'utilizzo di contratti che possono agire, sia come prezzo che come scontistica, a livello di listino, di categoria commerciale, di cliente o di singolo articolo.

Per ogni articolo sono gestiti il codice, la descrizione ed il codice a barre utilizzati dal cliente.
L'archivio delle filiali è utilizzabile sia come destinazione di spedizione della merce che per differenziare condizioni commerciali e fiscali pertinenti alla filiale specifica.

L'analisi del cliente viene effettuata tramite un cruscotto che fornisce la sua situazione globale, riepilogando tutte le informazioni storiche e dinamiche in un quadro di facile consultazione.

L'archivio dei clienti potenziali, o contatti, garantisce la gestione dei nominativi che non si desidera fare confluire immediatamente nell'anagrafica clienti ma per cui necessita la gestione dei preventivi commerciali.

La conferma del preventivo in documento di vendita definitivo comporta la conferma del cliente potenziale in cliente fiscale, con l'assegnazione di tutti i campi definitivi.

 

Fornitori

L'inserimento dei dati anagrafici è facilitata dalla possibilità di predisporre una serie di valori standard da proporre durante il caricamento iniziale.

E' presente una ricca serie di elementi selettivi e di analisi utilizzata per rendiconti contabili, finanziari e statistici:

  • banca di appoggio effetti ricevuti;
  • banca di appoggio dei bonifici emessi;
  • codice di pagamento;
  • codice IVA di esenzione e non imponibilità, con eventuale lettera d'intento degli esportatori abituali;
  • contropartite e codici IVA standard per le registrazioni contabili;
  • codici contabili e statistici a più livelli.

modulo base3Le condizioni commerciali di acquisto sono personalizzabili per ogni fornitore tramite l'utilizzo di contratti che possono agire, sia come prezzo che come scontistica, a livello di listino, di categoria commerciale, di fornitore o di singolo articolo.

Per ogni articolo sono gestiti il codice, la descrizione ed il codice a barre utilizzati dal fornitore.

L'archivio delle filiali è utilizzabile come destinazione di spedizione della merce per resi o conto lavorazione.

L'analisi del fornitore viene effettuata tramite un cruscotto che fornisce la sua situazione globale, riepilogando tutte le informazioni storiche e dinamiche in un quadro di facile consultazione.

 

Articoli

L'anagrafica è strutturata in modo da soddisfare le esigenze di aziende commerciali, di servizi e di produzione. Ogni articolo prevede un indicatore che consente di identificare se va gestito come movimentazione di magazzino, come servizio, fuori listino (da utilizzare sui preventivi come elemento transitorio da confermare in fase di conferma della vendita) o fuori magazzino.

Gli articoli sono contraddistinti da un codice di venti caratteri alfanumerici che, a scelta, può essere generato come codice numerico progressivo o creato con l'apposito configuratore che aiuta a standardizzare le modalità di codifica.

La ricerca dell'articolo è eseguita per codice a barre, codice dell'archivio anagrafico, uno dei possibili codici alternativi e, con attivazione specifica, per codice articolo del fornitore e per numero di matricola (serial number).

L'inserimento dei dati anagrafici è facilitata dalla possibilità di predisporre una serie di valori standard da proporre durante la creazione iniziale.

E' presente una ricca serie di elementi selettivi che viene utilizzata come filtro per i rendiconti analitici e statistici.

Per ogni articolo è possibile utilizzare negli acquisti, nelle vendite e nella distinta base più unità di misura che si rapportano a quella fiscale con un coefficiente di conversione predefinito a livello di anagrafica o inserito interattivamente durante la movimentazione.

modulo base4L'aggiornamento contabile delle vendite e degli acquisti avviene, per ogni articolo, con più contropartite assegnate in base alla categoria contabile dell'articolo e a quella dei clienti e dei fornitori.

I listini di vendita e di acquisto, gestiti in multivaluta, hanno una data di inizio e di fine validità, consentendo la predisposizione di campagne promozionali a scadenza.

A ciascun articolo possono essere collegati più codici a barre, forniti dai clienti e dai fornitori oppure assegnati internamente.

La gestione dei lotti e delle matricole, con data scadenza e data di fine garanzia, consente la rintracciabilità di ogni singolo pezzo acquistato e venduto.

L'ottimizzazione delle giacenze avviene tramite la gestione multideposito, sia di proprietà dell'azienda che in conto visione o lavorazione, permettendo di definire una politica di scorta minima, scorta massima e lotto di riordino.

La valorizzazione a prezzo medio, costo standard, ultimo prezzo di acquisto, l.i.f.o. e f.i.f.o. consente una corretta valutazione delle giacenze con riferimento a ciascun periodo dell'esercizio.

E' possibile definire una lista di accessori e di articoli equivalenti da utilizzare durante le operazioni di vendita per arricchire l'offerta ai clienti o per utilizzare un prodotto simile se quello richiesto non è disponibile.

L'analisi dell'articolo viene effettuata tramite un cruscotto che fornisce la sua situazione globale, riepilogando tutte le informazioni storiche e dinamiche in un quadro di facile consultazione.

 



 

 

Per informazioni contattare: Sicom Srl supporto commerciale

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